Rechnung schreiben als 3D-Druck-Verkäufer: Das muss drauf

Ich hab die Kleinunternehmerregelung genutzt, und das macht Rechnungen deutlich einfacher. Mit welchem Rechnungsprogramm man am besten arbeitet, kann ich dir dagegen nicht aus eigener Erfahrung sagen. Darum stelle ich dir unten nur vor, worauf du achten solltest. Bei allem hier gilt: Das ist der Stand im Moment, und im Zweifel fragst du deinen Steuerberater oder deine IHK.

Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben?

Verkaufst du an ein Unternehmen, ja. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung ausgestellt werden.

Verkaufst du an Privatleute, gibt es für dich als 3D-Druck-Verkäufer in der Regel keine gesetzliche Pflicht. Viele Kunden wollen trotzdem eine, zum Beispiel für die Gewährleistung. Und für deine eigene Buchhaltung brauchst du sowieso einen Beleg für jeden Verkauf. Eine saubere Rechnung ist also nie verkehrt.

Die Pflichtangaben im Überblick

Angabe	Normale Rechnung	Kleinunternehmer	Bis 250 €
Dein Name und Anschrift	ja	ja	ja
Name und Anschrift des Kunden	ja	ja	nein
Steuernummer oder USt-IdNr.	ja	ja	nein
Fortlaufende Rechnungsnummer	ja	empfohlen	nein
Ausstellungsdatum	ja	ja	ja
Menge und Art der Ware	ja	ja	ja
Lieferdatum	ja	empfohlen	nein
Umsatzsteuer	Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag	keine, dafür Hinweis auf § 19 UStG	Gesamtbetrag plus Steuersatz oder Hinweis

Die Spalte "Normale Rechnung" kommt aus § 14 UStG. Bei "Menge und Art" reicht etwas wie "2 Wandhalterungen aus PLA, schwarz". Ein Fantasiename aus deinem Shop reicht nicht.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer eigene, einfachere Regeln (§ 34a UStDV). Auf deine Rechnung gehören:

• dein Name und deine Anschrift, dazu die des Kunden
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware
• der Betrag in einer Summe
• ein Hinweis, dass du Kleinunternehmer bist, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Rechnungsnummer und Lieferdatum stehen dort nicht mehr als Pflicht drin. Ich würde sie trotzdem draufschreiben. Mit einer fortlaufenden Nummer findest du jede Rechnung wieder, und deine Buchhaltung bleibt sauber.

Ganz wichtig: Weise als Kleinunternehmer niemals Umsatzsteuer aus. Wenn auf deiner Rechnung "inkl. 19 % MwSt." steht, schuldest du diese Steuer dem Finanzamt. Mehr dazu steht in meinem Artikel über die Kleinunternehmerregelung.

Die Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Viele 3D-Druck-Bestellungen kosten weniger als 250 € brutto. Dann reicht eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie braucht nur deinen Namen und deine Anschrift, das Datum, Menge und Art der Ware, den Gesamtbetrag und den Steuersatz. Als Kleinunternehmer schreibst du statt des Steuersatzes den Hinweis auf § 19 UStG drauf. Kundenname und Steuernummer müssen nicht drauf.

E-Rechnung: was für dich gilt

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es ist eine Datei mit festem Aufbau, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, die ein Programm automatisch lesen kann. So sieht der Zeitplan im Moment aus:

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Du musst die Datei aber anzeigen und aufbewahren können.
• Ausstellen an Unternehmen: 2025 und 2026 dürfen noch alle Papier oder PDF schicken, wenn der Kunde zustimmt. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr. Ab 2028 müssen dann alle E-Rechnungen ausstellen, soweit keine Ausnahme greift.
• Ausnahme Kleinunternehmer: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Laut IHK darfst du auch nach 2028 weiter normale Rechnungen schicken.
• Ausnahme Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 € sind ebenfalls ausgenommen.
• Privatkunden: Für sie brauchst du keine E-Rechnung. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen in Deutschland.

Bei der E-Rechnung hat sich in den letzten Jahren viel bewegt. Schau vor 2027 noch einmal nach, ob alles so geblieben ist.

Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst

Rechnungen und Buchungsbelege musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Das gilt für die Rechnungen, die du schreibst, und für die, die du bekommst, also auch für Filament und Drucker. E-Rechnungen bewahrst du in ihrem Originalformat auf, nicht nur als Ausdruck.

Womit du Rechnungen schreibst

Wie gesagt, ich kann dir kein Programm aus eigener Erfahrung empfehlen. Grob gibt es drei Wege:

1. Eine Vorlage in Word oder Google Docs. Geht am Anfang, ist aber fehleranfällig. Die Nummern musst du selbst hochzählen.
2. Ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Davon gibt es viele, zum Beispiel Lexware Office oder sevdesk. Die meisten zählen die Nummern automatisch und können E-Rechnungen lesen und erstellen.
3. Deine Verkaufsplattform. Prüf, ob sie Rechnungen für dich erstellt und ob die alle Pflichtangaben enthalten. Oft musst du selbst ran.

Achte bei jeder Lösung auf vier Dinge: automatische Rechnungsnummern, ein fester Kleinunternehmer-Hinweis, E-Rechnungen empfangen können und ein Export für deinen Steuerberater.

Mein Fazit

Rechnungen klingen nach viel Bürokratie, sind als Kleinunternehmer aber schnell erledigt. Ein paar feste Angaben, der Hinweis auf § 19 UStG, eine fortlaufende Nummer, fertig. Die E-Rechnung betrifft dich im Moment vor allem beim Empfangen. Wenn du dein Gewerbe anmeldest, richte dir gleich ein System für Rechnungen ein. Später alles nachzutragen ist viel nerviger.